Hướng dẫn quy trình
xác minh KYC
I. KYC là gì?
KYC được viết tắt từ Know Your Customer, nghĩa là thấu hiểu
khách hàng của bạn. Đây là quy trình xác minh danh tính của khách hàng trong
ngành tài chính, ngân hàng. Mục đích của quy trình này là đảm bảo những khách
hàng đăng ký đều là người thật.
Việc sử dụng KYC trong quy trình xác minh khách hàng là rất cần
thiết, nó đảm bảo những người đăng ký đều là khách hàng thật. Với những khách
hàng không đáp ứng đủ các yêu cầu tối thiểu thì có thể bị từ chối mở tài khoản
hoặc tạm ngừng hợp tác. Việc yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ và chi tiết
thông tin để đảm bảo họ không liên quan đến tham nhũng, hối lộ hay rửa tiền.
Như vậy, định nghĩa KYC được hiểu hơi khác nhau trong các lĩnh
vực khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét định nghĩa KYC trong một số lĩnh vực hay
được sử dụng nhất:
1. KYC trong đầu tư
Trong đầu tư, KYC là một hình thức tiêu chuẩn nhằm bảo vệ lợi
ích kinh doanh của nhà đầu tư. Việc biết chi tiết tình hình tài chính và khả
năng chịu rủi ro của khách hàng giúp nhà đầu tư có những quyết định chính xác.
KYC đối với doanh
nghiệp kinh doanh rất quan trọng. Thông qua việc, doanh nghiệp xác minh được
danh tính khách hàng, hiểu rõ trước khi bắt đầu hợp tác sẽ giúp dễ dàng kinh
doanh chung hơn.
2. KYC trong các sàn giao dịch tiền ảo
Đối với các sàn giao dịch tiền ảo, KYC được hiểu là quá trình
xác minh danh tính, xác thực tên thật của khách hàng. Đây cũng là tài liệu gốc
để hệ thống đối chiếu sau này. Tiền ảo hiện có giá trị rất cao, tuy nhiên mang
tính ẩn danh, vậy nên để tránh lừa đảo và tranh chấp về sau, cần công khai
thông tin ngay từ lần tham gia đầu.
KYC trong các sàn giao
dịch tiền ảo là yếu tố cần có, nó giúp việc xác thực danh tính người tham gia,
hỗ trợ bảo mật nhiều lớp và bảo vệ an toàn, tránh hacker xâm nhập vào tài
khoản. Việc KYC khiến cho mọi người mất thời gian, tuy nhiên đổi lại nó giúp
bạn mua bán, giao dịch trong môi trường an toàn.
II. Tìm hiểu về quy trình KYC
1. Đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC
Đối với quy trình KYC, việc xác định đúng, chính xác đối tượng
cần tuân thủ sẽ giúp các tổ chức tài chính không bỏ sót bất cứ khách hàng ảo
nào. Thông qua các thông tin cá nhân như thẻ ID, khuôn mặt, hóa đơn tiện ích
hay có thể sinh trắc học để xác minh.
Có 5 nhóm đối tượng
cần tuân thủ yêu cầu của KYC là:
- Người muốn mở tài
khoản ngân hàng.
- Người mở tài khoản
thẻ tín dụng.
- Người mở tài khoản
chứng khoán, giao dịch chứng khoán.
- Người mở tài khoản
ngân hàng trực tuyến.
- Người mở các tài
khoản trên trang mạng điện tử.
2. Tài liệu cần thiết cho quy trình KYC
Nguồn tài liệu khách hàng cần cung cấp trong quy trình KYC như
thẻ chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Ngoài
ra, một số tài liệu khác như sổ hộ khẩu, bằng lái xe, hợp đồng lao động, bảng
lương hay giấy xác nhận tạm trú sẽ phải cung cấp khi được yêu cầu.
3. Quy trình xác minh KYC
Quy trình KYC giúp các tổ chức tài chính biết danh tính, địa chỉ
và khả năng chi trả dịch vụ của khách hàng. Khi biết những thông tin như vậy
việc phân loại khách hàng để cung cấp chính xác dịch vụ phù hợp, cải thiện trải
nghiệm sử dụng dịch vụ cho khách hàng.
- Bước 1: Thu thập
thông tin khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, họ sẽ được cung cấp
một biểu mẫu và được yêu cầu điền đầy đủ các thông tin. Những thông tin bắt
buộc điền như họ tên, số chứng minh nhân dân, căn cước công dân, số điện thoại,
ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, tạm trú,...
Những thông tin khi
điền vào biểu mẫu cần được cung cấp chính xác để đối chiếu ở bước sau.
- Bước 2: Thu thập hồ
sơ định danh, thẩm định thông tin
Với một số dịch vụ như mở tài khoản ngân hàng, mở tài khoản tín
dụng bạn sẽ được yêu cầu có bản photo chứng minh nhân dân, căn cước công dân
(ngân hàng có sẵn máy photo). Các giấy tờ khi cung cấp cần còn giá trị sử dụng,
rõ nét, không tẩy xóa.
Hiện nay, việc đối
chiếu, kiểm tra thông tin được thực hiện bởi máy móc và công nghệ, giúp việc
nhân diện nhanh hơn và yêu cầu tính chính xác cao hơn. Tại bước thu thập và
thẩm định nếu thông tin được cung cấp trước đó không chính xác thì bạn sẽ bị từ
chối giao dịch. Vì vậy, bạn cần nhập đúng thông tin để tiết kiệm thời gian điền
và kiểm tra.
1. eKYC là gì?
eKYC được viết tắt từ electronic Know Your Customer, nghĩa là
định danh khách hàng điện tử, định danh khách hàng trực tuyến. eKYC cho phép
việc định danh khách hàng sử dụng dịch vụ ngân hàng hoàn toàn online.
2. Tầm quan trọng eKYC
Chính việc thực hiện việc định danh khách hàng online giúp các
thủ tục giấy tờ xác minh đơn giản hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Đồng
thời, giúp khách hàng hạn chế đi lại, gặp mặt, chờ đợi tại phòng giao dịch như
KYC truyền thống.
eKYC vẫn đảm bảo tính
chính xác, xác minh cẩn thận như KYC truyền thống nhưng tối ưu được quy trình
cho nhân viên và giấy tờ cho khách hàng.
3. Ưu điểm khi áp dụng eKYC
So với KYC truyền thống, việc đơn giản thủ tục, giấy tờ giúp
khách hàng dễ dàng xác minh hơn. Tính linh động tốt là ưu điểm khi áp dụng
eKYC, nó tạo ra một hệ sinh thái rộng lớn, khách hàng có thể xác minh danh tính
ngay cả khi đang ở xa.
Ngoài ra, eKYC giúp
phòng tránh được việc giả mạo danh tính cho khách hàng. Và giúp tối ưu việc
quản lý thông tin, dữ liệu cho ngân hàng.
4. Quy trình eKYC dành cho khách hàng đăng ký
Quy trình eKYC gồm 3 bước đơn giản: xác minh tài liệu, trích
xuất thông tin khách hàng và đối chiếu.
Khi xác minh tài liệu khách hàng cần chụp rõ nét và đủ 2 mặt của
giấy tờ tùy thân. Sau khi ngân hàng tiếp nhận hồ sợ, nếu có nhu cầu đăng ký dịch
vụ bảo mật thì khách hàng sẽ tiếp tục cung cấp thêm các giấy tờ khác khi được
yêu cầu. Cuối cùng, việc đối chiếu lại thông tin trên giấy tờ và người thật để
đem đến kết thúc giao dịch. Nếu sau khi đối chiếu kết quả không trùng khớp
khách hàng sẽ phải tiến hành xác thực lại.
5. Công nghệ được ứng dụng trong giải pháp eKYC
- Công nghệ OCR: Optical Character Recognition là công
nghệ nhận dạng ký tự bằng quang học. Thông qua các ký tự được định dạng hình
ảnh sẽ được trích xuất thành dạng văn bản. Công nghệ này được tích hợp trí tuệ
nhân tạo, vì vậy, có thể nhận dạng và cho ra kết quả chính xác trên 98% cho hơn
30 loại giấy tờ khác nhau.
- Công nghệ Facematch: Facematch là công nghệ sử dụng các thuật
toán của máy tính để nhận diện khuôn mặt của con người. Các thông tin như
khoảng cách hai mắt, hình dáng mũi, hình dáng cằm được số hóa và so sánh với dữ
liệu thu thập trước đó. Công nghệ này cho ra kết quả đúng lên đến 98%.
- Công nghệ Liveness
detection: Liveness
detection là công nghệ nhận diện qua ảnh hoặc video theo thời gian thực. Khả
năng nhận diện theo cách này rất chính xác, đảm bảo chính chủ đang thực hiện,
khó giả mạo.
- Công nghệ Fraud
detection: Fraud detection là
công nghệ giúp ngân hàng ngăn chặn gian lận. Đây là một hệ thống phần mềm hỗ
trợ các đơn vị phát hiện và xử lý tình trạng gian lận nhanh chóng.
- Công nghệ
E-Signature: E-Signature còn được
biết với tên gọi là chữ ký điện tử. Công nghệ này hiện đang được sử dụng rộng
rãi nhờ khả năng phê duyệt nhanh chóng và tính chính xác cao.
IV. Quy định về eKYC tại Việt Nam
1. Ngân hàng thiết lập quy trình và thủ tục cho eKYC
Tại Việt Nam, các ngân hàng, kể cả chi nhánh ngân hàng nước
ngoài đều phải lập quy trình và thủ tục cho eKYC. Gồm 4 bước cơ bản là thu thập
tài liệu, kiểm tra đánh giá tài liệu, thông báo lại cho người nộp cuối cùng là
trả kết quả điều tra eKYC.
Trong khi thu thập tài
liệu, người nộp đơn đăng ký cần phải thực hiện theo đúng mẫu, yêu cầu của ngân
hàng. Sau đó, ngân hàng sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra và đánh
giá tài liệu, để thông báo lại cho người nộp chỉnh sửa, bổ sung. Cuối cùng, trả
kết quả, tiến hành đồng ý hoặc từ chối cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
2. Các yêu cầu quy định phương pháp eKYC
Có đầy đủ thông tin khách hàng, xác nhận chính xác thông qua các
đặc điểm khó giả mạo như giọng nói, vân tay, khuôn mặt. Phải có phương pháp,
công nghệ được đưa ra trên đơn đăng ký để xác nhận thông tin khách hàng.
Trong suốt vòng đời
khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ cũng cần phải có phương pháp để theo dõi
và nhận dạng khách hàng. Ngoài ra, tài khoản phải có khả năng duy trì, hồ sơ và
tài liệu eKYC phải được bảo mật và tồn tại trong suốt vòng đời khách hàng.
3. Quy định về tài khoản được mở bằng eKYC
Tài khoản mở bằng eKYC của mỗi khách hàng có số tiền giao dịch
không vượt quá 100 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên vẫn có một số trường hợp đặc
biệt như tài khoản xác nhận danh tính thông qua video call, đảm bảo đủ tiêu
chuẩn bảo mật. Với những trường hợp ngân hàng sử dụng tài liệu công khai cũng
sẽ được mở bằng eKYC.
Khi ngân hàng đã gặp
mặt trực tiếp chủ tài khoản để điều tra và xác nhận thì có thể tiến hành mở tài
khoản bằng eKYC. Cùng với đó, việc chuyển khoản trong cùng một ngân hàng hay
thanh toán khoản vay cho ngân hàng đang mở tài khoản, eKYC cũng sẽ được thực
hiện nhanh chóng.
1. KYC có bắt buộc theo luật pháp
Đối với các tổ chức tài chính, bảo hiểm, ngân hàng, KYC phải
tuân thủ theo luật pháp. Tuy nhiên, với các sàn giao dịch tiền điện tử thì KYC
không cần thiết, chỉ khi người dùng ở trong các sàn giao tiền điện tử tiến hành
việc mua bán thì quy trình KYC mới được thực hiện. Tại các sàn giao dịch điện
tử, pháp luật hiện đang yêu cầu người xử lý đấu thầu hợp pháp thực thi KYC. Vậy
nên, việc xác minh KYC phải được thực hiện ngay trên chính nền tảng của sàn
giao dịch điện tử.
2. KYC có an toàn cho khách hàng
KYC là quy trình đảm bảo khách hàng không bị giả mạo, vì vậy bạn
có thể yên tâm rằng các thông tin của bạn được bảo mật và đảm bảo quyền riêng
tư. Tuy nhiên, vẫn có những đối tượng sử dụng hình thức KYC để lừa đảo, bạn cần
cẩn thận xem xét để biết đâu là KYC thật và KYC giả. Một lưu ý là KYC sẽ không
được thực hiện thông qua hình thức gọi điện, nếu bạn gặp trường hợp này thì
chắc chắn là lừa đảo.
3. KYC có nghiêm ngặt đối với tiền điện tử
Tuy được áp dụng trong các giao dịch trên sàn giao dịch tiền
điện tử nhưng KYC không hoàn toàn dành riêng cho tiền điện tử. KYC với mục đích
ban đầu là xác minh danh tính khách hàng để ngăn chặn các tình trạng gian lận
như trốn thuế, rửa tiền. Hiện tại KYC nghiêm ngặt hơn ở các tổ chức tài chính
còn tiền điện tử được yêu cầu nhưng không quá nghiêm ngặt.
4. Tương lai của KYC là gì?
KYC trong lĩnh vực tài chính và phi tài chính truyền thông sẽ
ngày càng gắt gao và siết chặt để đảm bảo gian lận ít đi. Tuy nhiên, trong lĩnh
vực tiền điện tử thì có thể có nhiều thay đổi, thậm chí gây ra tranh cãi. Khi
tiền điện tử chính thức được hợp thức hóa thì có thể KYC trong các sàn giao
dịch điện tử sẽ được làm chặt hơn để bảo mật thông tin khách hàng và không để
kẻ xấu lợi dụng tài sản.